Publikasi memiliki arti penting bagi akademisi. Hal ini tidak terlepas dari salah satu kewajiban yang harus dipenuhi oleh akademisi khususnya dosen dalam hal kepangkatan. Apalagi jika tulisan tersebut dipublikasikan di jurnal bereputasi dan terakreditasi baik di level nasional ataupun internasional tentunya menjadi tantangan dan kebanggaan tersendiri dari akademisi. Oleh karena itu wajar jika banyak dosen yang mencoba men-submit tulisannya untuk kemudian dipublikasikan di jurnal bergengsi.

Kewajiban untuk melakukan publikasi ini juga dianggap hal yang penting oleh kebanyakan perguruan tinggi di dunia. Bahkan jumlah publikasi di jurnal yang bergengsi menjadi salah satu tolak ukur untuk melihat kualitas dari sebuah perguruan tinggi. Mengingat pentingnya memiliki publikasi, wajar saja jika perguruan tinggi juga berupaya untuk mengelola jurnalnya sendiri.

Tentu sudah banyak sekali cerita keluh dan kesah para dosen sekalian dalam menyelesaikan sebuah artikel, serta tak lupa pula keluh dan kesah para dosen sekalian menanti tulisan tersebut dipublikasikan oleh jurnal yang dituju. Akan tetapi mungkin tidak banyak yang mengetahui cerita tentang “di balik layar” pengelolaan sebuah jurnal. Melalui tulisan ini hubunganinternasional.id mencoba untuk menggali sedikit cerita dari salah seorang HI-sir bernama Ade Ma’ruf Wirasenjaya. Beliau merupakan dosen yang mengajar di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY) sekaligus pengelola Jurnal Hubungan Internasional UMY. Tulisan ini ditujukan untuk memberikan gambaran kepada para pembaca tentang tantangan yang dihadapi oleh seorang pengelola jurnal juga saran-saran yang sekiranya bermanfaat dalam pengembangan pengelolaan jurnal di perguruan tinggi anda. Berikut adalah hasil wawancaranya:

Hubunganinternasional.id (hi.id): Sudah berapa lama anda menjadi pengelola Jurnal Hubungan Internasional (JHI) UMY?

Ade Maruf Wirasenjaya (A.M.W): Sekitar 13 tahun

HI.id: Apa yang melatarbelakangi pembentukan JHI UMY ketika itu?

A.M.W: Pada mulanya JHI UMY dibuat untuk diseminasi hasil riset dan pemikiran staf pengajar di lingkungan Departemen HI UMY. Jurnal yang khusus menampung kajian HI juga masih terbatas. Pada konteks yang lebih strategis, juga didororong oleh keinginan supaya Jurusan HI UMY yang nota-bene kampus swasta memiliki “nilai lebih” dengan adanya penerbitan jurnal yang serius.

HI.id: Bisa tolong anda ceritakan bagaimana tantangan yang anda dan tim hadapi ketika awal berjalannya jurnal tersebut?

A.M.W: Pertama, sejak dulu dunia jurnal memang bukan “dunia proyek” yang tidak banyak sisi manisnya sehingga tidak “mengundang semut untuk berkerumun”. Jurnal dari dulu memang arena yang sepi, apalagi membuatnya bisa kontinyu dan memiliki standar. Kedua, mencari penulis tidaklah susah, tetapi mencari tulisan yang bagus agak itu yang jadi masalah. Ditambah mentalitas akademisi di kita yang merasa senior – dari sisi usia, kepangkatan dan gelar -- yang kadang susah untuk menerima koreksi dan review dari orang-orang muda. Tantangan ketiga, mencari tim kerja jurnal yang mau berkeringat di ruang sepi, yang memiliki visi dan gairah yang sama, juga merupakan tantangan yang lain. Pada tahap-tahap awal, kami harus mencari naskah sendiri, mengeditnya dari tulisan-tulisan yang masih memakai bahasa dan struktur riset.

HI.id: Publikasi pertama, bagaimana perasaannya ketika itu?

A.M.W: Publikasi pertama seingat saya tahun 2003. Waktu itu kami tidak memikirkan soal akreditasi, yang penting terbit secara ajeg. Perasaannya biasa-biasa saja, karena memiliki jurnal bagi institusi akademik adalah hal yang lumrah -- teramat lumrah.

HI.id: Berapa tahun yang dibutuhkan JHI untuk bisa terakreditasi nasional?

A.M.W: Kami baru berani mengajukan akreditasi tahun 2015 dan alhamdulillah bisa langsung diterima, tetapi prosesnya sangat panjang. Tidak langsung diterima, karena beberapa instrumen belum sesuai dengan ketentuan. Kami tidak begitu pede maju akreditasi karena banyak hal-hal teknis yang terus terang masih kami abaikan sehubungan ketiadaan tenaga. Kami terbit tidak sesuai jadwal sebelum maju akreditasi. Proses review hanya dilakukan oleh mereka yang sempat. Dengan iklim seperti itu, kami cukup tahu diri.

Tetapi beruntung pada waktu-waktu belakangan, pihak universitas dan jurusan memberi banyak sekali kesempatan dan fasilitas. Kami mulai mengikuti workshop-workshop pengelolaan jurnal yang diadakan Dikti. Waktu itu yang paling sering kami ikuti adalah workshop yang diadakan di Universitas Negeri Malang. Bahkan kami tak segan-segan membawa jurnal beserta layout dan hasil editing untuk minta direview secara langsung oleh reviewer agar kami tahu kesalahannya pada aspek mana. Rupanya banyak hal minor pada aspek teknis dan tata kelola naskah. Pelan-pelan kami perbaiki sehingga tata laksana kerja jurnal dan tupoksi masing-masing desk terus kami benahi. Memang modalnya harus “tebal muka” dan tidak malu untuk direview orang-orang yang memiliki kapasitas melakukannya.

HI.id: Apa saja syaratnya mendapatkan akreditasi nasional?

A.M.W: Saat JHI UMY maju akreditasi, instrumennnya sudah berganti. Memang pengelola jurnal harus terus mengupdate info tentang regulasi dan instrumen akreditasi terkini. Waktu itu syaratnya harus terbit 6 edisi dan komposisi naskah 30-70 (internal-eksternal), harus melibatkan reviewer eksternal, ada bukti-bukti blind-review, ada bukti-bukti komunikasi antara pengelola-penulis-reviewer, kwitansi dan bukti pengiriman, cetak-lepas, dan lain-lain. Aspek lain juga penting untuk diperhatikan, sejak nama yang sesuai dengan selingkung akademik, tata letak, desain dan perwajahan. Intinya, semua aspek dinilai dengan bobot penilaian yang berbeda-beda.
Setelah saya bertemu beberapa kolega di berbagai kampus, sebenarnya semua punya kapasitas. Yang berbeda mungkin belum ada dukungan institusi, juga belum ketemu semangat kolektif dari beberapa orang untuk menghidupkan jurnal.

HI.id: Bagaimana cerita di balik proses akreditasi JHI UMY?

A.M.W: Tidak bisa kita mengerjakan jurnal sendirian, itu inti ceritanya. Tidak ada superman dalam menggarap jurnal ilmiah. Untuk akreditasi di UMY, kami dimudahkan karena sejak lima tahun terakhir dari pihak kampus punya policy dan komitmen yang jelas dan sistematis dalam mengelola jurnal. Kampus memberi insentif dan treatment khusus, disamping itu semua pengelolaan jurnal di UMY berada di bawah payung Divisi Penerbitan dan Publikasi Lembaga Penelitian (Lemlit). Jadi, jurnal di UMY sudah punya bahasa desain dan perwajahan yang sama, sehingga kami pada level pengelola tinggal menyiapkan tim kerja yang berjibaku pada konten dan pengembangan manajemen redaksional. UMY juga punya kebijakan yang cukup memadai dalam roadmaping pengembangan jurnal di kampus. Pengajuan akreditasi juga dilakukan satu pintu, lewat LP3M Divisi Publikasi. Pendanaan juga sangat baik. Kami tinggal mengajukan program pengembangan, jika dirasa output dan targetnya jelas, universitas akan memberi dukunganpenuh. Semua itu tentu saja memudahkan dan menyemangati kami.

Image: Dokumentasi Pribadi Ade Ma'ruf Wirasenjaya

Hanya saja, dalam instruemen akreditasi terkini, keterlibatan pihak eksternal seperti mitra bebestari memberi kontribusi cukup besar terhadap seluruh unsur penilaian. JHI memanfaatkan dosen-dosen yang pernah berksekolah di luar negeri atau memiliki kolega reviewer di luar negeri maupun di kampus lain untuk terlibat sebagai reviewer. Sepertinya pola ini cukup standar dilakukan oleh hampir semua pengelola jurnal. Kami juga memanfaatkan dosen-dosen tamu yang mengajar di UMY untuk dilibatkan dalam proses review. Ada yang bisa, ada yang nggak. Saya senang karena di komunitas pengelola jurnal HI kami banyak dibantu oleh kolega-kolega, baik sebagai reviewer maupun sebagai partner dalam pengembangan JHI ke depan.

HI.id: Perjuangan anda dalam mengelola jurnal tentu tidak mudah, dan tentu ada dalam satu momen di mana semua orang berada dalam titik terendahnya atau titik terjenuhnya. Kapan momen itu pernah datang menghampiri anda dan bagaimana anda mengatasinya?

A.M.W: Benar, sering sekali mengalami kejenuhan. Mengelola jurnal itu butuh energi dan passion. Kita tidak bisa memakai logika rational choice dalam mengelola dan mengembangkan jurnal. Kita mungkin harus menggunakan passionate choice perspective untuk menjelaskan mengapa ada orang yang masih mau mengelola jurnal.

JHI ini sudah kami rawat bertahun-tahun, masak ditinggalkan begitu saja. Jurnal memang terbit enam bulan sekali, tetapi kerjanya, setiap hari. Apalagi saya sadar, menulis jurnal bagi akademisi kita sebagian besar karena dorongan pragmatis. Kadang ada tuntutan para penulis untuk segera cepat naskahnya diterbitkan, padahal kami harus mencari reviewer dan kadang butuh waktu lama. Ada mereka yang paham, ada juga yang tidak, yang bisanya cuma misuh dan menggerutu.

Kejenuhan berikutnya begini: mereka yang nulis di jurnal dapat kredensi akademik yang tinggi, juga dapat insentif yang besar dari institusinya. Sementara pengelola jurnal belum mendapat apresiasi. Tetapi bagaimanapun, sudah terlanjur “gila” ya sudah. Toh di waktu-waktu belakangan, mulai ada sisi terang juga yang tersedia bagi pengelola jurnal, seperti berbagai skema insentif pengembangan dari Dikti dan dari institusi (kampus). Makanya saya usul, bagi pengelola jurnal yang jurnalnya sudah terakreditasi, ada kompensasi 2 SKS. Dengan cara itu mengelola jurnal tidak lagi menjadi kerja voluntaristik, tetapi professional. Pejabat struktural saja cuma kerja main WA di rapat kerja dapat insentif, masak editor jurnal yang kerjanya nyari reviewer, kontak penulis, menata tulisan, bahkan kadang hingga posting jurnal, tidak mendapat insentif.

Kejenuhan lain sering muncul karena kami kerap harus mengganti admin atau manajer jurnal. Tidak mudah mencari orang yang bisa dengan tekun memelototi workflow dan juga merawat komunikasi dengan para reviewer dan penulis. Para admin dan manajer jurnal kadang kami ambil dari fresh graduater yang menunggu jeda untuk sekolah lanjut. Bisa dipahami karena memang tidak ada anggaran yang memadai untuk meng-hire manajer atau admin jurnal. Ini menjadi agenda lain bagi pihak kampus dalam merekrut pegawai non-dosen, yakni menempatkan beberapa orang untuk diproyeksikan sebagai pengelola jurnal. Semua itu kadang dikerjakan juga oleh para pemimpin redaksi jurnal seperti saya dan kadang keteteran.

HI.id: Upaya yang anda dan tim lakukan telah berhasil membuat JHI UMY terakreditasi di level nasional. Segala tantangan tentunya menjadi lebih mudah sekarang?

A.M.W: Setelah terakreditasi memang ada perubahan besar. Itu bisa dipahami mengingat sebelumnya hanya rekan dari Unair yang sudah akreditasi. Dengan demikian, JHI menambah outlet bagi para dosen untuk mempublikasikan tulisan mereka di jurnal yang terakreditasi.
Dari sisi pencarian naskah, sekarang kami menerima naskah rata-rata 5 naskah per bulan, jumlah yang amt signifikan disbanding sebelumnya. Ditolong beberapa compulsory policy dari kampus yang menyelenggarakan jenjang S2 dan S3 yang mewajibkan submit di jurnal terakreditasi, jumlah naskah saat ini relatif gampang dicari. Apalagi dengan aturan kepangkatan akademik yang makin ketat, yang mensyaratkan publikasi di jurnal terakreditasi.

Dari sisi reviewer juga relatif mudah. Teman-teman di Jurusan HI se-Indonesia – khususnya para pengelola jurnal – sudah makin paham pentingnya kolaborasi dan jaringan. Sedang proses cetak tidak terlalu problematis karena saat ini Dikti mulai mendorong migrasi ke jurnal online (OJS). Versi cetak biasanya kami buat untuk dikirim ke penulis atau untuk kebutuhan souvennnir bagi tamu universitas. Intinya, saya kerap kali sampaikan di bebarapa forum workshop, antara diajukan akreditasi dan tidak diajukan akre, mengelola jurnal itu sama lelahnya dan sama ongkosnya, jadi kenapa nggak sekalian ajukan akre saja. Semakin banyak jurnal terakreditasi, semakin banyak outlet bagi akademisi HI untuk publikasi karya.

Kami juga mulai menetapkan publication fee bagi yang tulisannya dimuat. Dulu kami membayar penulis, kini penulis harus bayar , tentu saja setelah dinyatakan layak muat oleh reviewer dan editor. Tak jarang publication fee ini disalahpahami oleh sejumlah kalangan sebagai komersialisasi. Kami pernah dikomplain penulis dan tidak mau bayar. Ya sudah, daripada ngotot kami biarkan saja. Dia tidak tahu bagaimana susahnya mengelola jurnal di sini.

Sudah saatnya kami memberi penghargaan pada editor dan section editors. Juga pada admin yang sehari-hari berkutat mengurusi lalu-lintas naskah. Kami juga memberi insentif untuk reviewer eksternal. Kami ingin menghargai orang-orang yang telah mendedikasikan waktu, pikiran dan sekaligus mentalnya untuk membesarkan JHI. Nah, uang dari publication fee itu kami gunakan untuk hal-hal yang saya sebutkan tadi. Selebihnya untuk pengembangan system, ekspedisi dan juga untuk berbagai keperluan. Uang dari institusi kami gunakan untuk dana rutin penerbitan seperti cetak dan berbagai kegiatan. Adanya publication fee cukup membantu kami menjalankan manajemen redaksi maupun kelembagaan jurnal. Taka da aspek komersial di situ karena toh para penulis juga akan mendapatkan insentif dari institusinya jika tulisan mereka dimuat, baik insentif materiil maupun yang non-materiil.

HI.id: Proyeksi ke depan dari JHI UMY?

A.M.W: Roadmap JHI disiapkan untuk menjadi jurnal internasional. Kami sudah diundang presentasi oleh pimpinan UMY tentang rencana ke depan. Kami sekarang satu-satunya jurnal HI dari Indonesia yang masuk Asean Citation Index (ACI) dan juga green thick di DOAJ (yang setara dengan jurnal internasional). Sekarang kami sedang membenahi resources terutrama dari tim editor supaya kuat, juga menambah jejaring dan juga melibatkan lebih banyak reviewer dari berbagai negara. Dalam dua tahun ke depan, kami berharap JHI sudah bisa didaftarkan ke lembaga index yang lebih tinggi seperti Scopus. Meskipun begitu, kami tak terlalu terbebani dan terburu-buru. Ada banyak factor teknis dan non teknis yang perlu disiapkan. Sejak beberapa tahun terakhir, kami sering mengundang beberapa pihak untuk membantu menyiapkan JHI menjadi jurnal internasional yang terindeks di lembaga yang bereputasi. Rasanya, JHI akan mengarah ke sana.

HI.id: Dengan semua pengalaman yang anda miliki, tentu pernah beberapa kali diundang terkait sharing terkait JHI ini dengan para kolega dari perguruan tinggi lain? Apa pesan yang anda sampaikan kepada mereka?

A.M.W: Mengelola jurnal itu, sekali lagi, kerja tim. Dulu seorang professor yang sering jadi reviewer jurnal kasih nasihat begini: jika kamu cuma berdua apalagi sendirian garap jurnal, betapapun hebatnya kamu, mending nggak usah dilanjut. Capek iya, jurnalnya jadi nggak. Dia kemudian memberi nasihat setidaknya minimal 5 orang yang “punya kegilaan yang sama”. Mereka haruslah kolega-kolega yang punya visi dan impian yang sama.Syukur JHI memilikinya.Berikutnya adalah dukungan institusi, yakni dari level departemen dan dari universitas. Tanpa dukungan institusi, menerbitkan jurnal adalah omong kosong.

Image: Dokumentasi Pribadi Ade Ma'ruf Wirasenjaya

Setelah saya beberapa kali diundang training dan workshop, saya berkesimpulan bahwa dalam selingkung HI, kapasitas bukan perkara serius. Ada banyak akademisi yang per individu begitu hebat di setiap kampus. Tetapi nampaknya energy akademiknya belum mengalami kanalisasi dan diproyeksikan untuk mengembangkan jurnal.

HI.id: Berapa banyak jurnal Studi Hubungan Internasional di Indonesia yang terakreditasi nasional saat ini?

A.M.W: Setahu saya sudah empat dengan sistem clustering indeks Sinta sekarang, yakni JHI UMY, Global dan Strategi Unair, Global UI, dari Universitas Andalas dan dari teman-teman Unpar Bandung (sedang pengajuan).

HI.id: Apa hal menurut anda paling fundamental dalam mengelola jurnal yang juga hal tersebut harus dimiliki oleh pengelola jurnal lainnya?

A.M.W: Passion, kompetensi dan persistensi merupakan tiga kombinasi yang dibutuhkan untuk mengelola jurnal. Dengan passion kita tidak terlalu pragmatis dan menempatkan ruang kerja jurnal sebagai studio dan sanggar untuk berkarya. Dengan kompetensi jurnal kita dipercaya orang. Dengan persistensi kita bisa menaklukan tuntutan-tuntutan administratif dan teknis yang selama ini kita bayangkan begitu rumit padahal tidak rumit-rumit amat.

HI.id: Jika ada pembaca yang tertarik untuk submit artikel di JHI, boleh share link dan CP?

A.M.W: Untuk submit artikel di JHI bisa dikirim melalui email jurnalhi@umy.ac.id atau journal.umy.ac.id/index.php/jhi/ sedangkan untuk CP bisa langsung menghubungi saya melalui email adewirasenjaya@hotmail.co.id

HI.id: Terimakasih Pak Ade

A.M.W: Camacama

Demikian wawancara yang hubunganinternasional.id dengan Pak Ade Ma'ruf Wirasenjaya. semoga dapat menginspirasi para pembaca dan para kolega sekalian, khususnya para pengelola jurnal. Sebagai penutup, mengelola jurnal membutuhkan dukungan dari banyak pihak baik internal maupun eksternal. You'll Never Walk Alone!